De acuerdo a la Resolución exenta Numero 38, Artículo 3º. Conceptos. A menos que se indique expresamente lo contrario, para los efectos de la regulación de los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia, se entenderá por:

a) Autorización: Acto mediante el cual la Dirección del Trabajo, a través de un Ordinario del Departamento Jurídico, aprueba la utilización de un sistema electrónico de registro y control de asistencia en el contexto de las relaciones laborales.

La autorización se refiere específicamente al sistema consultado y no a la o las empresas que lo desarrollen o comercialicen, de modo que circunstancias tales como el cambio de dominio de la plataforma no alterarán la respectiva aprobación de este Servicio.

Por las mismas razones, los empleadores que deseen utilizar un sistema ya autorizado por la Dirección del Trabajo no requerirán de un pronunciamiento específico al respecto.

b) Certificación: Resultado final del análisis técnico realizado a un sistema de registro y control de asistencia electrónico por parte de una empresa privada independiente del desarrollador, comercializador y/o empleador usuario, el cual concluye de manera clara y precisa que la plataforma se ajusta a todos los requisitos exigidos por la presente resolución exenta.

c) Checksum: Función hash computable mediante un algoritmo, cuyo propósito principal es detectar cambios en una secuencia de datos (archivos) para proteger la integridad de éstos, comprobando así que no haya diferencias entre los valores obtenidos al hacer una comprobación inicial y otra final luego de haber compartido dichos datos. De esta forma, esta función es usada para verificar si un archivo compartido a un usuario es idéntico bit a bit al publicado en su fuente original.

d) Diagrama de arquitectura: Documento que permite dar cuenta de las interconexiones entre los distintos componentes del sistema.

 e) Empresas prestadoras: Compañías que comercializan un sistema de registro y control de asistencia electrónico autorizado por la Dirección del Trabajo.

f) Enrolamiento: Proceso mediante el cual se ingresan los datos de un nuevo trabajador al sistema, y si fuera el caso, se capturan sus parámetros biométricos.

g) Eliminación: Proceso digital mediante el cual se borran, ya sea física o lógicamente los registros o datos de aquellos trabajadores que dejen de prestar servicios para un empleador.

h) Evidencia: Antecedentes gráficos, digitales o electrónicos, destinados a respaldar las aseveraciones contenidas en el informe de certificación, las cuales podrán consistir en imágenes, diagramas, flujos, etc.

i) Hash: Algoritmos que consiguen crear, a partir de una entrada (ya sea un texto, una contraseña o un archivo, por ejemplo), una salida alfanumérica de longitud normalmente fija que representa un resumen de toda la información que se le ha proporcionado (es decir, a partir de los datos de la entrada crea una cadena que sólo puede volverse a crear con ellos) garantizando, de este modo, la integridad de los datos.

j) Identificación o autenticación: Proceso electrónico mediante el cual un trabajador, previamente enrolado, es reconocido por el sistema, habilitándolo para realizar una marcación.

k) Informe de vulnerabilidades: Herramienta destinada a obtener un reporte de auditoría detallado de los aspectos de seguridad de la plataforma.

l) Marcación o registro: Acto voluntario y consciente de un trabajador a través del cual deja una constancia en el sistema.

m) Rechazo: Respuesta formal emitida por la Dirección del Trabajo en la cual se concluye que un sistema electrónico de registro y control de asistencia no se ajusta a todas las exigencias vigentes, por lo cual no autoriza su utilización en el ámbito laboral.

n) Sistemas de registro y control de asistencia electrónicos: Toda plataforma, dispositivo o aplicación que, directa o indirectamente, se utilice o sirva para obtener información sobre la asistencia, horas trabajadas y/o descansos, aunque esa no sea su finalidad primaria.

De este modo, por ejemplo, si un empleador utilizare una aplicación de mensajería instantánea para registrar el inicio o término de las actividades laborales ordenando a los trabajadores enviar una comunicación que confirme alguna de dichas circunstancias, tal aplicación, previo a su comercialización o primera implementación, deberá ser sometida a las normas de la presente resolución exenta.

Por las mismas razones, no se entenderá cumplido el deber establecido en el inciso 1º del artículo 33 del Código del Trabajo cuando los empleadores utilicen «sistemas de excepción» u otros mecanismos que busquen medir ausentismo y no la asistencia, horas de trabajo y descansos.